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审计查出的常见问题分析

  做好领导干部经济责任审计是审计机关重要职责,而总结查出的问题有利于我们更好的开展这项工作。审计查出的问题中常常提出的老三篇问题虽然很常见但也反应了行政事业单位的财务整体情况,老三篇问题不可避免,从中也能发现很多深层次的问题。为此,根据在审计工作中的实践,现将在经济责任审计中查出的老三篇问题予以归纳,并对其表现进行简要剖析。
   老三篇问题包含很多比如财务管理不规范、大额支付现金、往来款项长期挂账等。本文主要对未计固定资产、未实行政府采购和原始凭证不合规三个问题进行简要分析。
   关键词 审计 固定资产 政府采购 原始凭证
一、 未计固定资产的问题
  随着行政事业单位办公条件的日益改善,大量现代办公设备的添置,行政事业单位的固定资产日趋增加,有的还相当庞大,资产总额达到几千万元,甚至是上亿元,但综观行政事业单位固定资产的核算管理工作,存在着诸多不规范、管理薄弱现象,这些情况严重阻挠和抑制了行政事业单位的发展,并影响着国有资产保值增值,成为国有资产流失的一大隐患。
  (一)固定资产管理
  根据《行政事业单位国有资产管理办法》规定,“行政事业单位对所占有、使用的国有资产要定期清查,做到家底清楚,账账相符,账卡相符、账实相符,防止资产流失”。
  甘肃省管理办法 《甘肃省省直机关事业单位国有资产管理暂行办法》
   (二)、固定资产管理存在的主要问题
  (1)未建立固定资产明细分类账。 
  总账与明细账与实物没有严密的稽核关系,有大部分单位只以流水账形式记录,未分门别类按资产性质、类别进行明细登记,账面数与实物数长期不核对,从而导致账账不符、账实不符。以车辆和电脑来说,这些资产与房屋建筑物不同,它们具有很大流动性,如果不是对每辆车和每台电脑建账、设卡,并定期盘点、核对的话,就无法正确反映其购入、使用、处置及其他变动情况,很难保证实际使用数与账面数相一致。
  (2)存在账外物资问题
  目前行政事业单位固定资产来源已具有多样性,除了按年度预算购置外,还有无偿调拨、捐赠等等,按规定这些固定资产取得后必须登记入账。但由于许多行政事业单位部门间缺乏沟通,疏于管理,从而导致账外物资的存在。 
  (3)处置未按规定办理报批手续。
  行政事业单位的固定资产也是一项重要资产,占总资产的比重较大,按规定国有资产处置应向主管部门或同级财政、国有资产管理部门报告,并履行审批手续,但事实上仍有部分单位在处置时未办理报批手续,存在随意出售、转让,随意核销现象,而且处置金额也相当大。 
  (三)固定资产管理不规范的原因
  1、行政事业会计制度特有的核算要求,使经费一旦成为实物后就游离了监督视线。根据现行会计制度规定,行政事业单位仅对其拥有的固定资产进行核算,但并不核算反映政府固定资产方面的信息,其核算的结果只是提供给统计部门作为参考资料。这就意味着用于购置固定资产方面的资金,一旦支出后就退出政府和公众的视野,为行政事业单位重资金轻财产的现象埋下了隐患。行政事业经费一旦成为实物财产后,似乎就贬值了,人们不再关注其使用是否有效、管理是否到位,核算反映是否真实。现行的会计制度还规定,行政事业单位的固定资产均不计提折旧,在报表上不反映固定资产的净值。随着时间的推移,固定资产的账面价值与实际价值背离的程度越来越大,形成资产总量的虚增。更主要的是因不提折旧,不与成本挂钩,其核算的正确性,也必然大打折扣。
  2、固定资产清产核资的手续、环节、程序缺乏严密的衔接和管理监督,人为造成固定资产管理混乱。因为行政事业单位不计提固定资产折旧,对于长期使用后应报废的固定资产,根据有关文件规定,行政事业单位应提出书面申请,填报《行政事业单位国有资产处置申请表》上报主管部门。主管部门出具初审意见后,由国有资产管理部门、财政部门审核同意后方能调整账务。应该说,这一方法是符合行政事业单位固定资产管理特点的,也是可行的。但在具体操作上还存在一些局限性,容易造成管理上的漏洞。(1)、固定资产报废程序繁复。由于审核部门是按一定比例核准使用单位报废固定资产,因此,没获核准报废的固定资产,在第二次申请报废时,又得重复进行一系列申请报废手续,而且也容易造成固定资产管理混乱。(2)、在实际工作中,许多固定资产更新很快,如电脑、计算机处理系统等。由于固定资产报废超过单位处置规定标准时,必须经财政部门审批后才能处理,而审批程序往往滞后,造成许多固定资产实际上早已淘汰,但仍在账面上反映,虚增了资产的价值。 
    3、固定资产管理人员缺乏责任心和相应的专业知识,监督未到位,领导对资产管理意识比较淡薄,主观意志强烈。如今,行政事业单位对固定资产的投入日益增大,管理工作的重要性日益显示。因此,加强固定资产管理是防止国有资产流失,保证资产保值、增值,安全完整的重要措施。事实上,固定资产管理工作需要各方面的有效衔接,不仅要有金额核算,而且要有数量控制,固定资产数量金额核算需要财务、物资、使用部门的通力合作。但由于许多行政事业单位存在重行政,轻管理,管理制度松懈,对财产变动的决策缺乏民主化,未经集体讨论等等,从而导致财会人员一切听从领导,而未根据制度规定履行职责,责任意识下降,再加上许多领导频繁调动人员,使得这些部门的工作人员缺乏最起码的专业知识。 
  (四) 加强固定资产管理的建议 
  落实制度,规范行为,加大力度,将固定资产管理落到实处。如今的行政事业单位资产变动日益频繁,对固定资产的管理不能停留在原来的思维模式上,要加大管理力度,重视内部管理,按规定建账设卡,定期进行清理盘点,切实落实《行政事业单位国有资产管理办法》,严格按规定用途使用,将不规范行为遏制在萌芽之中。通过审计督促被审单位的领导和财会人员加强对固定资产管理的工作责任意识和法制意识,进一步重视资产管理工作,以防国有资产流失;建议被审单位内部要建立考核制度,将有关人员的年终考核与其负责的资产管理工作相结合,奖惩分明,责任明确,真正实现固定资产的有效管理。
  二、未实行政府采购问题的分析
  (一)审计发现的政府采购八种违法违规情形
  一是政府采购预算编制不完整,无预算、超预算采购的问题。二是纳入集中采购目录的政府采购项目未实行集中采购。三是达到公开招标规模的采购未进行公开招标。 四是化整为零或以其他方式规避公开招标、随意改变招标方式等。五是政府采购程序执行不严格,采购招标活动中存在未按规定发布招标公告、缩短招标时间、未从专家库随机抽取评标委员会成员、违规变更中标结果、随意追加合同等。 六是未经批准采购进口产品,未按规定采购正版软件和节能环保产品等。七是超标准采购产品。八是政府采购资金支付方式不合规。
  (二)政府采购审计的重点内容 
  一是政府采购预算编制与资产配置计划是否衔接,计划编制与预算编制是否完整,有无无计划、超计划、超预算、超标准采购等问题。二是政府集中采购制度执行是否严格,有无违反集中采购目录、采购限额标准和采购方式规定,采取化整为零等方式规避政府集中采购问题。三是政府采购程序是否符合规定,有无虚假招标、擅自变更中标结果、随意追加合同、单一来源采购项目未按规定报批、协议供货和网上竞价不规范等问题。 四是政府采购政策功能是否有效发挥,有无未经批准采购进口产品,未按规定采购节能环保、自主创新产品等问题。 
  (三)政府采购审计采取四种方法 
  一是审查会计账目,关注购买货物或服务支出情况 ,二是查阅招标通知或公告、投标书、中标通知书等项目文件 ,三是查阅采购合同、供货合同等文件 ,四是延伸调查所采购的货物或服务供应单位 。
  三、原始凭证不符合规定问题的分析
  (一)会计原始凭证不合规的表现 

   一是原始凭证的基本要素不全。一些单位取得的少数原始凭证未注明数量和单价明细,以及未注明用途和明细清单等。外来原始凭证不仅数量大,种类多,而且由于经济业务的复杂性,使原始凭证的处理方法各不相同。二是“办公用品”原始支出票据无附件。有些行政事业单位购置办公用品,只有货物销售发票,未附购物清单。三是自制原始凭证使用不规范。自制的原始凭证一般在格式、内容比较统一和规范化,但是,个别单位在使用上也存在很多问题和漏洞,缺乏严格规定;这些问题的存在,为诸如重复报销、假凭证报销、支少报多、超标准报销等违法违纪行为提供了可乘之机。四是对原始凭证审核不严。一些单位会计审查制度不规范,少数原始凭证未经审核领导签批,也无经手人、证明人签字,财会人员不按规定对原始凭证严格审核。这些问题的存在,为诸如重复报销、假凭证报销、支少报多、超标准报销等违法违纪行为提供了可乘之机。 
  (二)会计原始凭证原始凭证不规范的原因分析 
  一是各级监督部门监管不到位,惩处力度不够,不能引起被监督单位的足够重视。 二是内控制度不健全、不落实。一些单位内部控制制度不健全、不落实,财务管理松弛,使其内部干部职工有机会造假,致使原始凭证不合规;三是领导法制观念淡薄。个别行政事业单位的领导受利益的驱动,故意使用不规范的单据,或者授意、指使会计人员使用。四是会计基础工作薄弱。有些财务人员业务水平欠佳,履行职务的责任心、原则性不强,审核不严,或者屈从于领导的意志而把关不严。某些单位的会计人员更换频繁,会计队伍不稳定,会计基础工作缺乏规范,在客观上也为不规范的凭证的使用提供了可能性。五是财税、审计部门宣传培训力度不够。一方面是对财经法律法规宣传的力度不够,培训的面不广,致使相关人员存在政策盲点;另一方面随着经济社会的发展,对于新出现的单据的使用和识别方法,或对原有单据的新的要求新的做法等一系列关于原始凭证方面的知识宣传培训的力度不够,致使财务人员误用或不规范使用原始凭证。
  (三)会计原始凭证审查的六种方法
  一是查票据抬头,主要审查凭证抬头与单位名称是否相符,如有不符或涂改现象,应查清为什么在该单位报销,防止把其他单位或私人购买的票据用来报销。二查票据编号、开票日期、报账日期,审核同一单位出具发票的号码与日期是否矛盾,开具的日期与报账的日期是否异常,若同一单位出具的发票较多,可采用排序法审查。三查票据填写内容,审查票据填写是否存在内容不齐全、不规范、不正确的现象,比如填写的字迹模糊,开票人只填姓不填名,计量单位不按国家法定计量,单位填写、项目名称填写不具体或变更项目名称等,防止有的单位以“招待费”、“咨询费”、“劳务费”等为名,虚报支出套取现金,用于不正当开支。四查票据印章、审查印章有没有,没有印章的票据是无效票据;是否具有法律效力和特定用途,能够证明单位身份和性质的印鉴包括业务公章、财务专用、发票专用章、结算专用章等。虚假发票的印章一般特征表现为:印章本身模糊,或盖印时有意不盖清晰;专用章不是采用符合规定的印章而是乱盖其它印章,如张冠李戴食宿费票据盖商品批发零售行业印章。五查票据审批手续,审查票据是否有单位领导、经办人签字,看是否有分管领导签批,是否符合审批权限规定,若存在超权限审批、越权审批的现象,必须认真查找原因。六查付款方式方法,审查报销款的支付是否通过银行转账支付、有无直接用大额现金支付,有无将报销款转到开票单位或个人储蓄账户套取现金问题。(王玮   秦州区审计局)


  参考文献:
     [1] 李青. 行政事业单位固定资产管理的探讨[J]. 中国乡镇企业会计, 2009,(10)
  [2] 林存峰. 行政事业单位固定资产管理存在的问题及对策[J]. 会计师, 2009,(09)
     [3] 邓晓军. 完善中国政府采购制度对策分析[D]. 黑龙江大学, 2010
     [4] 马海燕. 原始凭证存在问题及原因与防范对策[J].中国信息化管理, 2010(16)


 

作者:王玮
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