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合同管理内部控制评价实务

  合同管理内部控制评价是内部控制评价业务层面的重要内容之一,是对合同管理内部控制设计及运行有效性的评价。因此,加强合同管理内部控制评价工作,有利于促使企业建立健全和有效执行合同管理内部控制,从而有效控制合同管理风险。

  评价目标及评价依据

  合同管理内部控制评价目标,就是保证合同管理内部控制设计和运行的有效性,促使企业预防和控制合同管理风险。

  合同管理内部控制评价依据是国家关于合同管理方面的法律法规、企业制定的合同管理制度及《企业内部控制手册》中有关合同管理部分的内容。具体依据因评价单位的不同而有所不同。

  《合同法》对合同的订立、合同的效力、合同的履行、合同的变更和转让、合同权利义务终止、违约责任等进行了规定,为企业合同管理做出了基本的规范要求。《企业内部控制应用指引第16号——合同管理》界定了合同的定义、描述了合同管理中重点应当关注的风险,提出了合同管理的基本要求,明确了合同管理关键控制点及其相应的控制措施,是企业构建与实施合同管理内部控制的最直接的依据。企业应认真学习领会《合同法》、《企业内部控制基本规范》、《企业内部控制应用指引第16号——合同管理》等法律法规的精神实质和原则要求,并以此为起点构建和实施合同管理内部控制。评价单位层面的评价依据包括《合同管理制度》、《合同管理授权制度和审核批准制度》、《合同管理的岗位责任制》等。《企业内部控制管理手册》中的《合同管理内部控制矩阵》既是内部控制评价的对象,也是评价最为直接的依据。

  评价内容

  合同管理内部控制评价内容,总体来说就是评价合同管理内部控制的设计和运行的有效性,包括过程和结果两个层面,具体评价范围包括合同的订立、合同的履行主要合同管理活动。具体评价内容因评价单位开展合同管理评价工作和被评价单位内部控制成熟度的不同而不同。

  (一)设计有效性评价。合同管理内部控制的设计有效性评价包括设计过程和设计结果两个层面。合同管理内部控制设计结果有效性的前提是设计过程要有效,因此,要重视合同管理内部控制设计过程有效性的评价,不能仅对合同管理内部控制设计结果有效性进行。实际操作上,根据中天恒3C框架内部控制设计标准,合同管理内部控制的设计有效性评价包括:

  现状梳理。现状梳理,是合同管理内部控制设计的基础性工作。评价要点是:是否首先进行了合同管理现状梳理;是否梳理了现有合同管理制度或相关文件并编制了《合同管理内部管理制度或相关文件情况表》;是否进行合同管理业务现状描述并编制了《合同管理流程目录》、《合同管理业务现状流程图》等;合同管理现状梳理的结果是否符合企业合同管理业务、管理现状等。常用评价方法为调查问卷和审阅的方法,需要编制的评价工作底稿是调查问卷、审阅及访谈记录表等等。

  风险评估。评估要点包括:是否进行了合同管理风险评估工作;是否识别了合同管理风险并编制了《合同管理风险及其描述表》;是否分析了主要合同管理风险并编制了《合同管理风险分析表》;是否评价了合同管理风险并编制了《合同管理风险评价表》;是否确定了合同管理风险应对策略并编制了《合同管理风险应对策略表》;是否汇总分析了合同管理风险评估结果并编制了《合同管理业务风险数据库》;是否提出了合同管理重大风险解决方案;合同管理风险评估结果是否合理有效等。常用评价方法为调查、询问、审阅和抽样执行穿行测试或重新执行程序,评价工作底稿是调查问卷、审阅及访谈记录表、抽查底稿等。

  控制要点确定。评价要点包括:是否划分了合同管理内部控制的控制环节;每个控制环节是否确定了控制要点;是否确定了关键控制点,是否编制了《合同管理控制要点及其关键控制表》;合同管理控制环节、要点及其关键控制的确定结果是否有效。常用评价方法为调查问卷和审阅的方法,评价工作底稿是调查问卷、审阅及访谈记录表等。

  控制目标分解。评价要点包括:是否分析确定了合同管理内部控制的总体控制目标;是否分解了总体控制目标,是否编制了《合同管理内部控制目标表》;合同管理控制目标的分析、分解结果是否有效。常用评价方法为调查问卷和审阅的方法,评价工作底稿是调查问卷、审阅及访谈记录表等。

  控制措施确定。评价要点包括:是否确定了合同管理内部控制的总体控制措施,总体控制措施确定是否有效等;合同管理业务层的控制措施是否具体有效,是否编制了《合同管理内部控制措施表》。常用评价方法为调查问卷、审阅、穿行测试、重新执行等方法,评价工作底稿是调查问卷、审阅及访谈记录表、跟单测试工作底稿等。

  控制证据设计。合同管理控制证据是多种多样的,评价要点是:是否设计了合同管理内部控制的控制证据,是否编制了《合同管理控制证据表》,设计的控制证据是否有效等。常用评价方法为调查问卷和审阅等方法,评价工作底稿是调查问卷、审阅及访谈记录表等。

  管理制度优化。合同管理内部控制设计的过程实际上也是合同管理制度优化的过程,需要对合同管理的修订和完善提出建设性的意见。评价要点是:是否提出了合同管理制度的完善建议并编制了《合同管理制度完善建议表》,建议是否合理有效等。常用评价方法为调查问卷和审阅等方法,评价工作底稿是调查问卷、审阅及访谈记录表等。

  控制流程图绘制。《合同管理控制流程图》是合同管理内部控制设计的重要成果之一,对有效实施合同管理内部控制具有导航的作用。评价要点是:是否绘制了《合同管理内部控制流程图》并标注了风险点和控制点;控制流程图是否有用等。常用评价方法为审阅、访谈的方法,评价工作底稿是审阅及访谈记录表等。

  控制矩阵编制。《合同管理控制矩阵》是合同管理内部控制设计的重要成果之一和企业内部控制管理手册的重要组成部分。评价要点是:是否编制了《合同管理内部控制矩阵》,控制矩阵的格式、要素是否齐全等。常用评价方法为审阅、访谈的方法,评价工作底稿是审阅及访谈记录表等等。

  (二)运行有效性评价。合同管理内部控制的运行有效性评价包括运行过程和运行结果两个层面,总体说来,合同管理内部控制运行评价的要点包括:已经设计完成的合同管理内部控制及其相关的管理制度是否有效执行,是否有效控制了合同管理风险;已经设计有效的合同管理各控制点的控制措施是否有效实施,是否有效防止了各控制环节的风险;是否建立合同管理内部控制标准执行情况文档;是否根据业务、监管要求或法律法规等的变化持续改进合同管理内部控制等。

  实践中,合同管理内部控制运行层面普遍存在的问题有:已有的控制在实际中没有执行,内部控制形同虚设,合同管理风险未有效控制,导致虚增合同的订立收入、人为调节利润、形成坏账等。合同管理内部控制的运行有效性评价的重点是控制制度及其措施的执行情况。常用评价方法为调查问卷、审阅、穿行测试、重新执行等方法,评价工作底稿是调查问卷、审阅及访谈记录表、跟单测试工作底稿等等。

  评价程序

  合同管理内部控制评价程序,就实施阶段来说,主要包括对合同管理内部控制进行调查了解、控制测试、缺陷认定、综合评价等程序。

  (一)调查了解。合同管理内部控制调查了解,是评价实施阶段的首要环节,涉及的具体内容很多,也因单位的不同而不同。值得注意的是,调查了解仅作为了解合同管理内部控制设计和运行的情况的手段,不能直接形成合同管理内部控制设计和运行有效性的结论。本阶段工作常用方法有文字叙述法、调查表法、流程图法、控制矩阵法等。这些方法各有其特点,需要经常加以综合运用。

  (二)现场测试。合同管理内部控制现场测试,就是测试合同管理内部控制设计和运行的有效性。实际操作中,可以根据具体情况实施详查或者抽样测试,具体测试方式包括跟单测试和关键控制测试等。

  评价人员在测试合同管理控制设计的有效性时,应当综合运用询问适当人员、观察经营活动和检查相关文件等程序,一般采用跟单测试方式。

  评价人员在测试合同管理内部控制运行的有效性时,应当综合运用审阅文件资料、询问相关人员、观察业务活动以及重新执行控制等程序。在此过程中,应将合同管理每个业务流程的每个控制点的测试程序、方法和结果记录于内部控制执行有效性测试底稿。测试结束后,应将各个流程和控制点的执行有效性测试结果进行汇总,记录于《内部控制执行有效性评估汇总表》。此种测试一般采用关键控制测试,即是建立样本库,再按照样本发生频率、样本库总量的大小区分,抽取相应数量的样本进行测试。

  (三)认定缺陷。合同管理内部控制认定缺陷,就是对合同管理内部控制设计和运行缺陷的认定,并按影响程度分为重大缺陷、重要缺陷和一般缺陷。在具体认定过程,评价人员应将已经调查了解到的合同管理内部控制的系统现状与事先确定的内部控制标准模式进行对照,以揭示哪些法规规定的控制程序未被采用。对照发现的缺陷,应当按照不同内容分类,汇集在《内部控制缺陷认定矩阵表》中记录,并编制《合同管理内部控制缺陷认定表》。

  (四)综合评价。合同管理内部控制综合评价,就是指在现场测试结果的基础上对合同管理内部控制有效性做出的最终评价,主要工作是汇总前述评价结果。本阶段工作应遵循整理资料、分析影响、形成结论、反馈意见等综合评价的基本步骤。综合评价的方法很多,比较常用的是评分法。实施过程中,可分别对合同管理内部控制设计和运行的有效性进行评分,也可以进行综合评分。综合评价结果可编制成《评价结果汇总表》或绘制成《评价地图》。

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