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浅谈工作文件的分类存放原则和方法

        在日常工作中,每年需要保存数以千计的电子文档资料。随着年份的增加,资料的增多,如何分类存放,如何利于查找,是众多工作人员必须面临的问题。

一、分类存放原则

        MECE分析法,全称Mutually Exclusive Collectively Exhaustive,中文意思是“相互独立,完全穷尽”。也就是对于一个重大的议题,能够做到不重叠、不遗漏的分类。使用MECE分析法作为文件的分类存放原则,可使文件不重叠、不遗漏的分类存放起来,也便于使用人及时准确地找到。

二、分类存放方法

        原则确定后,重要的是要采用何种方法能够做到不重叠、不遗漏。笔者经过多年的工作经验积累,得出以下几种分类方法:

(一)按照时间分类。可以按时间节点或时间段来建立不同的文件夹,将文件按照形成时间归入不同的文件夹内。由于人类不能像电脑一样可以并行处理很多资料,一个时间只能处理一个文件,因此按照时间分类存放文件的好处是能够保证文件做到不重叠、不遗漏的存放到电脑中。但是也因此带来一些不利的后果,比如:随着时间的推移,很多文件的形成时间,存放位置都会遗忘,不利于文件的查找和使用,失去分类存放的意义。

(二)按照内容分类。根据工作内容的不同,可以考虑分门别类的进行存放。按照内容分类的方法,难点在于依据何种标准划分,才能确保不重叠、不遗漏。这就需要不同行业不同部门的工作人员在日常工作中予以总结提炼。比如:人力资源管理方面,可分为人力资源规划、招聘与配置、培训与开发、绩效管理、薪酬福利管理、员工关系管理六大模块。这样分类的好处是只要知晓需查找文件的内容,即可快速定位到存放位置。不用担心会随着时间的推移,对文件的存放位置而有所遗忘。同时也带来一些不可避免的问题,比如相似内容或不同时间形成的同一内容会因存放在一个文件夹里,而难以区分。

(三)按照内容和时间相结合的方法分类。按照时间或者内容分类,在平时工作中,各有利弊。无论使用哪一种分类方法,都会给文件存放查找带来不便。但若结合内容和时间分类方法的优点,取其精华,去其糟粕,则会给日常工作中文件的存放查找带来极大的方便。可依据个人习惯,采用一级分类按照内容、二级分类按照时间的方法来分类存放资料,也可使用一级分类按照时间、二级分类按照内容的方法来分类存放资料。

三、几点技巧

        在日常工作中,除按照上述所讲的分类原则和方法外,笔者认为有几点存放文件的技巧,在平常工作中也起到了事半功倍的效果。

(一)建立“待办事项”文件夹。

        很多时候,由于布置的任务交叉进行,或者处理的事情接二连三,很有可能会遗忘某些任务或者超过任务的完成期限。给单位正常工作的开展带来诸多不便,甚至会造成无法弥补的错误。针对于此,可在根目录下单独建立“待办事项”文件夹,将所有待办资料均放置在此文件夹下。每天工作重心优先以此文件夹为准,待需办事项办理完成,可将相关完成资料移至其他对应的文件夹内。

(二)建立“常用资料”文件夹。

        有些资料比如:工作流程指南、规章制度、谈话记录表等经常使用到的,同样可在根目录下单独建立“常用资料”文件夹,将所有常用的资料都备份一份放置在此文件夹下。以后使用时只需在一级目录“常用资料”文件夹下即可找到,省去很多时间和精力。(家华杰)

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