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公司如何提高内部控制能力(二)
    在综合考虑上述因素之后,我们需要对我们的各种流程进行分析及重新设计。依据管理咨询项目我们对公司前期的调查和诊断,并和公司管理层进行了充分的沟通,确认存在以下问题:

    - 流程控制混乱,各个流程设计不清晰;特别在涉及到流动资金管理方面的流程,比如应收帐款、应付帐款、存货管理、现金及银行存款等方面,造成公司在资金管理和流动资金流转速度不能够满足公司对于资金的要求;

    - 公司没有内部控制标准和相关的内部控制制度,所有的控制都存在于各个管理人员零星的自主活动中;无法依据系统化的内部控制标准进行内部管理;

    - 部门之间联系业务流程混乱,造成部门之间的业务配合不协调和迟滞,信息交流不通畅;

    - 财务基础管理工作薄弱,比如缺乏必要的财务信息及资料的管理手段和制度、基本核算业务流程不合理、财务功能缺失,必要的信息收集和来源渠道和记录没有设立等问题;

    - 财务人员需要获得实用的财务软件系统来降低财务核算过程中的工作量和压力;(这一点可以通过购买外部软件供应商的适合软件来解决)

    - 财务人员在业务运营过程中没有依据财务内部控制标准或是公司的内部控制要求进行财务监督和审核,沦为各个部门的支持和帮助,并由于各个业务部门的工作问题而导致财务部门在公司中倍受批评;

    - 公司缺乏统一的财务政策,造成财务人员在实际执行业务核算和业务监督过程中缺乏必要的依据和标准,也在业务监督和管理过程中师出无名。

    咨询顾问和公司财务部门变革小组成员共同对以上提出的问题进行了排序,依据重要性原则依次制订解决方案。

    - 在每个行动之间我们设计了详细的行动计划,该计划内容包括:
- 行动目的;
- 行动范围;
- 行动方式;
- 行动步骤;
- 重点关注领域;
- 实施内容;
- 行动实施成果;

    该计划内容需要和公司负责该工作的管理人员达成一致;在咨询过程中一般将相关流程和内部控制标准的部门的人员共同组成改进团队,以充分获得各个职能部门和专业人员的知识及解决方案。

    - 综合考虑公司内部控制各个关键因素的要求后,确认我们需要达到的目标,一般采用最佳实践作为参照(最佳业务实践 :应该是公司策略,业务流程,支持系统和组织结构的组合或其中的某一部分,它必须能够对一整套关键绩效指标(KPI),例如成本,服务质量和投资回报率等,产生积极的影响,从而给公司带来最大价值。Adersen 咨询公司定义)。我们在选择最佳实践时一般采用:

     - 本公司过去的先进水平;
     - 本行业的先进水平;
     - 类似流程的其他行业先进水平;
     - 确认内部标准设计的基本内容,一般包括:
     - 采购流程;
     - 存货控制流程;
     - 财务报告;
     - 计算信息系统危机处理及控制;
     - 专有资讯保护;
     - 财产实物保护及内部控制;
     - 成本内部控制;
     - 实物盘点及清理内部控制;
     - 应收账款、应付账款、总账、现金内部控制;
     - 法规、法律内部控制。

- 依据内部控制内容和最佳业务实践,确认在每个内部控制环节(上述环节)我们的内部控制标准,这个标准的设计非常艰难。在设计该内部控制标准的过程中,需要依据内部控制的基本原则来进行。内部控制基本原则包括:
     - 内部控制标准对有关资源保护、经营、财务信息的可靠性以及遵守法律和惯例等事项,
     - 提供合理的,而非绝对的保证。
     - 合理保证我们可以认为控制成本不应该超过可产生的效益。
     - 忠诚不渝、良好的业务判断以及一种良好的控制文化是非常重要的。
     - 实施控制是一个合理、良好的业务判断,而不是固定的模式,任何公司和核算单位都可以照搬的。
     - 内部控制更强调过程的控制,而不是对结果的处理。
     - 未雨惆缪,把可能发生的风险杜绝在没有发生之前。

    所有的内部控制标准的设计需要符合内部控制矩阵的要求,以下四条原则是非常重要和必须在设计内部控制标准中使用
? 授权
? 记录
? 安全 / 保护
? 验证

- 依据内部控制内容和最佳业务实践,咨询顾问和管理人员共同编制业务流程图和业务流程设计分析,并标注每个关键控制点,并确认每个控制点我们的内部控制方法及手段,以及必要的管理报告系统;并将所有的内部控制程序文件和流程图汇总形成完整的内部控制文件。

- 依据内部控制标准和最佳业务实践,咨询顾问和公司管理人员共同对流程进行调整,消除流程中不增值部分,缩短流程运行时间,提高效率。在流程设计过程中,需要遵循以下原则:

     - 要从工作的目的出发而不是工作的过程出发定义岗位职责;
     - 剔除对内部客户和外部客户都不增值的部分;
     - 在流程设计中融入内部控制标准;
     - 建立流程设计过程中的业绩考核体系;
     - 成本和效益的配比分析,提高成本效益比;

- 最后步骤,由于内部控制标准和流程设计是密切联系的,因此需要公司在实施该标准的前期首先对公司的员工进行长期和大范围的培训和教育,一般培训方式包括:
     - 正式培训,包括培训班、临时培训、职业培训;
     - 职业教育大学,资格教育;
     - 演示及过程展现;
     - 设计易辨认的图示标牌或是简易的说明文字,流程图;
     - 局域网上发布或是网上学校;
     - 散发资料,定期考核等;
     - 定期的检查和反馈会议。

    在进行内部控制标准实施之间,如果该部分的工作没有达到预期效果是话,将对内部控制标准的实施造成非常严重的后果。在该过程中,获得员工的认可和理解,以及理解内部控制标准对公司的重要作用及个人的作用都将会对内部控制标准的顺利实施起到良好的效果。


来源: AMT
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